Objetivo

 Capacitar al equipo en el registro de facturas de proveedores, asignación de gastos a proyectos y centros de costos, distribución de gastos compartidos mediante prorrateo y definición de criterios para la organización del catálogo de productos y estructura de proyectos dentro de Odoo.

Acuerdos principales

• El cliente definirá una estructura estandarizada para la nomenclatura de proyectos y centros de costos antes de concluir la configuración del sistema.

• Se revisará con el área contable la configuración de cuentas contables, conceptos de gasto y centros de costos para asegurar que la contabilización sea correcta.

• El cliente analizará internamente la homologación del catálogo de productos para evitar registros duplicados ocasionados por diferencias en la descripción utilizada por los proveedores.

• Se continuará realizando pruebas con el registro de gastos y su distribución entre proyectos para validar el comportamiento del sistema antes de iniciar la operación formal.

Desarrollo por temas

Homologación del catálogo de productos

Al inicio de la sesión se revisó la importancia de mantener un catálogo de productos estandarizado.

El cliente explicó que distintos proveedores utilizan nombres diferentes para un mismo artículo, lo que ocasiona dudas al momento de registrar compras. Como ejemplo, se analizaron varios casos de luminarias y otros materiales que corresponden al mismo producto, pero que se describen de manera distinta dependiendo del proveedor.

Consultoría recomendó definir una nomenclatura única para cada producto y registrar a los diferentes proveedores sobre ese mismo artículo, permitiendo conservar un historial completo de compras, costos y proveedores sin generar duplicidades en el catálogo.

Registro de gastos mediante facturas de proveedores

Posteriormente se explicó el proceso para registrar gastos utilizando las facturas de proveedores.

Durante la capacitación se mostró cómo importar el archivo XML, validar la información fiscal y completar los datos necesarios antes de contabilizar el gasto. Asimismo, se explicó que el registro deberá complementarse con la asignación del proyecto correspondiente y del centro de costos para que la información financiera pueda consultarse posteriormente por proyecto.

Configuración de proyectos y centros de costos

Uno de los temas principales de la reunión fue la relación entre los proyectos y los centros de costos.

Consultoría explicó que cada gasto deberá quedar asociado al proyecto que corresponda para facilitar el seguimiento financiero y el análisis de rentabilidad. También se comentó la importancia de definir una estructura uniforme para identificar los proyectos dentro del sistema, evitando diferentes formas de nombrarlos y facilitando su consulta en reportes.

Prorrateo de gastos entre proyectos

Se realizó una explicación práctica sobre el funcionamiento del prorrateo de gastos.

Se mostró que una misma factura puede distribuirse entre varios proyectos utilizando porcentajes o importes específicos, según corresponda a la operación. Como ejemplo, se revisó la distribución de un gasto entre proyectos ubicados en distintas ciudades, explicando cómo Odoo registra la participación de cada proyecto dentro del mismo comprobante.

También se aclaró que esta funcionalidad permitirá conocer con mayor precisión el costo real de cada proyecto cuando un gasto beneficie a más de una obra o servicio.

Validación de cuentas contables

Durante la sesión se explicó que algunos conceptos contables aún se encuentran en proceso de definición.

Por ello, antes de concluir la configuración será necesario revisar junto con el área contable las cuentas utilizadas para cada tipo de gasto, así como la relación entre proyectos, centros de costos y conceptos contables, garantizando que la información financiera se registre correctamente desde el inicio de la operación.

Diferencias operativas entre las empresas

En la parte final de la reunión se revisaron algunas diferencias en la forma de operar entre las empresas del grupo.

Se comentó que ciertos procesos administrativos presentan variaciones dependiendo de la empresa que realiza la compra, por lo que será importante considerar estas diferencias durante la configuración de proyectos, gastos y centros de costos. El objetivo será mantener una operación homogénea dentro de Odoo sin perder las particularidades de cada empresa.

Continuidad de las pruebas

Para finalizar, consultoría indicó que la siguiente etapa consistirá en continuar registrando información real dentro del sistema para validar que la asignación de proyectos, centros de costos y el prorrateo funcionen correctamente en todos los escenarios de operación.

Pendientes Consultoría

• Revisar con el área contable la configuración definitiva de cuentas contables asociadas a los gastos.

• Apoyar al cliente en la definición de la estructura de proyectos y centros de costos.

• Continuar validando el funcionamiento del prorrateo de gastos entre proyectos.

• Acompañar las pruebas del proceso de registro de facturas de proveedores.

Pendientes Cliente

• Definir la nomenclatura oficial para proyectos y centros de costos.

• Homologar el catálogo de productos para evitar registros duplicados.

• Continuar cargando facturas de proveedores para fortalecer las pruebas funcionales.

• Validar con el área contable las cuentas y conceptos que serán utilizados durante la operación.

• Continuar realizando pruebas con la distribución de gastos entre distintos proyectos.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en el proceso de registro de gastos mediante facturas de proveedores, la asignación de proyectos y centros de costos, y la distribución de gastos compartidos entre diferentes proyectos utilizando el prorrateo estándar de Odoo. Asimismo, se destacó la importancia de mantener un catálogo de productos homologado y una estructura uniforme de proyectos para garantizar la correcta trazabilidad financiera y facilitar el análisis de costos durante la operación del sistema. La reunión tuvo un enfoque de capacitación y definición de procesos, preparando al cliente para continuar con las pruebas funcionales de los módulos de Compras y Contabilidad.