Objetivo

Revisar y definir los procesos operativos relacionados con proyectos, estimaciones, CRM, ventas, contactos y proveedores en Odoo, validando la estructura de unidades de medida, formatos actuales y flujos de trabajo necesarios para configurar el sistema conforme a la operación real de la empresa.

Acuerdos principales

• Se revisó la correcta utilización de unidades de medida y conversiones para materiales comercializados y consumidos en proyectos.

• Se definió que las unidades de referencia deberán representar la forma real en que se controla y calcula el producto dentro de la operación.

• Se acordó documentar los flujos de CRM, ventas, contactos, proveedores y proyectos para configurar correctamente las etapas dentro de Odoo.

• Se revisaron formatos utilizados actualmente para estimaciones de obra, amortizaciones, fondos de garantía y órdenes de cambio.

• Se confirmó la necesidad de adaptar los formatos actuales a procesos administrados desde Odoo.

• Se acordó continuar recopilando ejemplos y documentos operativos para utilizarlos como base de configuración y análisis funcional.

Unidades de medida y conversiones

• Se revisó el manejo de unidades de medida para productos comprados y vendidos bajo diferentes presentaciones.

• Se explicó la importancia de definir una unidad de referencia para realizar conversiones automáticas dentro del sistema.

• Se analizaron escenarios donde los productos se adquieren bajo una presentación comercial específica, pero se calculan o cotizan utilizando otra unidad de medida.

• Se validó que Odoo puede administrar conversiones siempre que exista una relación definida entre las unidades involucradas.

CRM y proceso comercial

• Se revisó la necesidad de definir formalmente las etapas del proceso comercial para configurarlas dentro del CRM.

• Se confirmó que el flujo comercial debe ser proporcionado por el cliente para reflejar correctamente la operación real de la empresa.

• Se acordó documentar las etapas de seguimiento comercial, oportunidades y cierre de ventas antes de su configuración definitiva.

Gestión de proyectos y estimaciones

• Se revisaron los formatos utilizados para estimaciones de avance de obra y control de conceptos facturables.

• Se explicó que dichos formatos podrán analizarse para identificar cómo representarlos dentro de Odoo.

• Se revisó el manejo de anticipos, amortizaciones y fondos de garantía utilizados en proyectos.

• Se identificó la necesidad de documentar las fórmulas utilizadas para cálculos financieros asociados a estimaciones de obra.

• Se acordó revisar posteriormente los procesos relacionados con órdenes de cambio aditivas y deductivas para mantener trazabilidad de modificaciones solicitadas por los clientes.

Gestión de proveedores y contactos

• Se revisó la necesidad de definir el flujo de alta y autorización de proveedores.

• Se identificó que el área de compras será responsable de mantener la relación y administración de proveedores.

• Se acordó documentar el proceso completo para altas, validaciones y aprobaciones relacionadas con proveedores y contactos.

Configuración y documentación de procesos

• Se confirmó la importancia de contar con diagramas de flujo para CRM, ventas, proyectos y compras antes de concluir la configuración del sistema.

• Se revisaron ejemplos de plantillas y estructuras operativas que servirán de base para futuras configuraciones.

• Se acordó continuar recopilando documentación funcional para asegurar que la configuración de Odoo refleje los procesos reales de la organización.

Pendientes

Consultoría

• Analizar formatos de estimaciones, órdenes de cambio y fondos de garantía.

• Revisar la configuración de unidades de medida y conversiones necesarias.

• Definir estructura funcional para proyectos y estimaciones.

• Configurar los procesos documentados de CRM, contactos y ventas.

• Revisar alternativas para representar los formatos operativos dentro de Odoo.

Cliente

• Compartir diagramas de flujo pendientes de CRM y procesos comerciales.

• Enviar formatos de estimaciones, órdenes de cambio y documentación de proyectos.

• Definir el flujo de alta y autorización de proveedores.

• Validar las unidades de medida que serán utilizadas en la operación.

• Continuar documentando procesos de proyectos, ventas y compras.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en la definición de procesos operativos que servirán como base para la configuración de Odoo. Se revisaron unidades de medida, procesos de proyectos, estimaciones, gestión de proveedores y flujos comerciales, identificando la necesidad de documentar formalmente varios procesos antes de avanzar con las configuraciones definitivas y desarrollos necesarios para la operación de CCEMX.