Objetivo

Revisar y definir los lineamientos funcionales de CRM, ventas, validación de contactos, proyectos y control de cotizaciones en Odoo, estableciendo reglas de negocio para autorizaciones, permisos de acceso, vigencia de cotizaciones y migración al nuevo ambiente de pruebas, con el fin de asegurar una operación comercial organizada, controlada y alineada a los procesos administrativos de la empresa.

Acuerdos principales

• Se revisaron los pendientes funcionales asociados a CRM, ventas, proyectos y listas de requerimientos necesarias para la operación comercial.
• Se acordó definir el flujo de validación de contactos y la autorización de líneas de crédito antes de permitir modificaciones a la información de clientes.
• Se solicitó la elaboración de un diagrama de flujo para documentar el proceso de validación de contactos y autorizaciones administrativas.
• Se confirmó la migración de los usuarios a una nueva base de pruebas donde se concentrarán las personalizaciones y desarrollos del proyecto.
• Se acordó implementar controles de acceso y permisos para restringir la visualización de información según el rol de cada usuario.
• Se definió una vigencia máxima de 30 días para las cotizaciones, dejando al área comercial la responsabilidad de ajustar periodos menores cuando la naturaleza del producto lo requiera.

CRM y proceso comercial

• Se revisaron los pendientes relacionados con el flujo comercial desde la generación de cotizaciones hasta su envío al cliente.
• Se acordó revisar el comportamiento del CRM para asegurar el seguimiento adecuado de oportunidades y cotizaciones comerciales.
• Se identificó la necesidad de establecer reglas claras para el control y seguimiento de cotizaciones vigentes.

Validación de contactos y líneas de crédito

• Se revisó el proceso mediante el cual el área administrativa validará la información de contactos y clientes.
• Se planteó utilizar un mecanismo de validación que permita bloquear modificaciones una vez autorizada la información del cliente.
• Se acordó documentar el flujo de aprobación considerando la participación de las áreas operativa, administrativa y financiera.

Migración a nuevo ambiente de pruebas

• Se informó que las futuras pruebas se realizarán en una nueva base destinada a configuraciones, personalizaciones y desarrollos.
• Se comunicó que los accesos al ambiente anterior serán retirados para evitar la captura de nueva información.
• Se confirmó que la información previamente cargada será migrada al nuevo entorno, incluyendo productos, contactos y plantillas.
• Se mantendrán los mismos usuarios y contraseñas para facilitar la transición de los usuarios finales.

Personalizaciones y control de accesos

• Se confirmó la incorporación de desarrollos previamente definidos para el módulo de compras.
• Se revisó la configuración para la cancelación automática de cotizaciones vencidas.
• Se acordó implementar un módulo de gestión de accesos para controlar la información visible según el perfil de cada usuario.
• Se trabajará en la definición de permisos específicos para restringir el acceso a información sensible dentro de la organización.

Vigencia y control de cotizaciones

• Se analizó el proceso de vencimiento automático de cotizaciones y su impacto en la operación comercial.
• Se revisó la posibilidad de generar alertas previas al vencimiento de las cotizaciones.
• Se explicó que las cotizaciones podrán cancelarse automáticamente al llegar a la fecha de vencimiento definida.
• Se acordó establecer una vigencia máxima de 30 días como parámetro general para las cotizaciones.
• El área comercial podrá reducir dicho periodo según el tipo de producto, condiciones de mercado o variaciones de precios.
• Se confirmó que una vez aceptada y convertida en orden de venta, la cotización deberá permanecer bloqueada para evitar modificaciones posteriores.

Pendientes

Consultoría

• Configurar la nueva base de pruebas y coordinar la migración de información.
• Presentar las personalizaciones desarrolladas para compras y cotizaciones.
• Configurar el módulo de gestión de accesos y permisos.
• Revisar la viabilidad de generar alertas previas al vencimiento de cotizaciones.
• Documentar los flujos pendientes de CRM, ventas y validación de contactos.

Cliente

• Elaborar el diagrama de flujo para validación de contactos y autorización de líneas de crédito.
• Revisar y validar los procesos comerciales asociados al CRM.
• Definir las políticas operativas para la vigencia de cotizaciones.
• Validar las reglas de negocio relacionadas con modificaciones y bloqueos de cotizaciones.
• Continuar la carga y validación de información en el nuevo ambiente de pruebas.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en consolidar los procesos comerciales y administrativos que servirán como base para las siguientes etapas de implementación. Se definieron lineamientos para la validación de contactos, control de accesos, manejo de cotizaciones y migración al nuevo ambiente de pruebas, estableciendo además criterios operativos para la vigencia y administración de cotizaciones dentro de Odoo.