Objetivo

Capacitar a los usuarios en la gestión del proceso comercial dentro de Odoo, incluyendo el uso del módulo CRM, administración de oportunidades, creación de cotizaciones, gestión de contactos y seguimiento mediante actividades y comunicación interna, con el objetivo de centralizar la operación comercial y mejorar la trazabilidad del ciclo de ventas.

Acuerdos principales

• Se acordó que los usuarios comenzarán a utilizar el CRM para registrar y dar seguimiento a las oportunidades comerciales.

• Se revisará internamente si todas las cotizaciones deberán originarse desde el CRM o si algunos procesos se capturarán directamente desde el módulo de Ventas.

• El alta de nuevos productos quedará restringida al usuario responsable del catálogo para mantener la integridad de la información.

• Los usuarios deberán comenzar a utilizar las actividades y el chat interno de Odoo como medio principal de comunicación y seguimiento de tareas.

• Se utilizará el chat grupal para reportar incidencias relacionadas con productos, cotizaciones o información faltante durante las pruebas.

Desarrollo por temas

Funcionamiento del CRM

Se explicó el propósito del módulo CRM y su importancia dentro del proceso comercial.

Consultoría indicó que el CRM permitirá administrar todas las oportunidades de negocio desde el primer contacto con el cliente hasta el cierre de la venta, registrando cada actividad realizada durante el proceso comercial. También se revisó el significado de las distintas etapas del embudo de ventas y cómo estas representan el avance de cada oportunidad.

Asimismo, se aclaró que el CRM no sustituye al módulo de Ventas, sino que ambos cumplen funciones diferentes y complementarias dentro del proceso comercial.

Diferencia entre CRM y Ventas

Durante la sesión se explicó la diferencia entre registrar una oportunidad en CRM y generar una cotización directamente desde Ventas.

Se comentó que el CRM permite medir el seguimiento comercial, las etapas de negociación y las probabilidades de cierre, mientras que el módulo de Ventas registra las cotizaciones y pedidos generados para los clientes. El equipo acordó revisar internamente qué procesos deberán pasar obligatoriamente por el CRM para mantener indicadores comerciales completos.

Administración de contactos y oportunidades

Se realizó un ejercicio para mostrar cómo administrar empresas y contactos asociados.

Se explicó que una empresa puede tener múltiples contactos y que las oportunidades comerciales pueden generarse para cualquiera de ellos, manteniendo toda la información relacionada bajo el mismo cliente principal. También se mostró cómo crear nuevos contactos y asociarlos correctamente antes de generar oportunidades y cotizaciones.

Creación de cotizaciones

Se practicó la generación de cotizaciones directamente desde una oportunidad comercial.

Consultoría mostró cómo seleccionar los productos, registrar precios y guardar la cotización, explicando que todas las ventas quedarán relacionadas con el cliente principal para facilitar futuras consultas del historial comercial. Además, se enfatizó la importancia de comenzar a registrar información real en el sistema para avanzar en la implementación.

Administración del catálogo de productos

Se revisó el procedimiento para solicitar nuevos productos cuando estos no existan en el catálogo.

Se acordó que los vendedores no podrán crear productos directamente. Cuando sea necesario incorporar un nuevo artículo, deberán solicitarlo al responsable del catálogo, quien verificará la información antes de darlo de alta para mantener un catálogo ordenado y evitar duplicidades.

Actividades y comunicación interna

Uno de los temas principales fue el uso de las actividades para coordinar el trabajo entre los usuarios.

Se explicó cómo asignar actividades, establecer fechas límite, registrar instrucciones y dar seguimiento hasta marcar las tareas como completadas. Se destacó que las actividades generan trazabilidad de las solicitudes y permiten conocer quién asignó la tarea, cuándo fue creada y cuál fue el resultado.

También se mostró el funcionamiento del chat interno de Odoo para enviar mensajes entre usuarios, aclarando que, aunque es útil para la comunicación rápida, las actividades son el mecanismo recomendado para asegurar el seguimiento formal de las tareas.

Notificaciones y uso del sistema

Se explicó el funcionamiento de las notificaciones del sistema.

Consultoría comentó que, en el ambiente de pruebas, el envío de correos electrónicos se encuentra deshabilitado por motivos de seguridad. Sin embargo, una vez que el proyecto pase al ambiente de producción, los usuarios podrán decidir si desean recibir las notificaciones por correo electrónico o únicamente dentro de Odoo y su aplicación móvil.

Revisión de incidencias durante las pruebas

Al finalizar la sesión se revisaron algunas dudas relacionadas con el catálogo de productos y las cotizaciones.

Se analizaron diferencias observadas en la descripción del producto Gas R404, concluyendo que era necesario validar que todos los usuarios estuvieran trabajando sobre la misma base de datos y revisar las cotizaciones utilizadas durante las pruebas para descartar información proveniente de versiones anteriores. También se comentó la necesidad de restringir permisos de eliminación para evitar la pérdida de información durante las pruebas.

Pendientes Consultoría

• Revisar junto con el cliente la política para definir qué operaciones deberán pasar por el CRM y cuáles podrán registrarse directamente en Ventas.

• Dar seguimiento a las incidencias reportadas sobre productos y cotizaciones.

• Revisar los permisos de eliminación de cotizaciones para evitar pérdidas de información durante las pruebas.

• Continuar con las capacitaciones prácticas del proceso comercial.

Pendientes Cliente

• Comenzar a registrar oportunidades comerciales reales en el CRM.

• Capturar cotizaciones directamente en Odoo para reducir el uso de archivos externos.

• Solicitar al responsable del catálogo el alta de los productos faltantes.

• Utilizar las actividades para asignar tareas internas y el chat para consultas rápidas.

• Reportar cualquier inconsistencia detectada en productos o cotizaciones mediante los canales definidos.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en capacitar al equipo comercial en el uso del CRM de Odoo, explicando la gestión de oportunidades, la creación de cotizaciones, la administración de contactos y el uso de las actividades como herramienta principal para dar seguimiento a las tareas. Además, se resolvieron dudas relacionadas con el catálogo de productos y las pruebas operativas, estableciendo lineamientos para mejorar la comunicación interna y comenzar a utilizar el sistema como herramienta central de trabajo. No se identificaron requerimientos de desarrollo, ya que la sesión se enfocó en capacitación y adopción de funcionalidades estándar de Odoo.