Objetivo:

Revisar y definir la estructura del catálogo de productos en Odoo, estableciendo criterios para la codificación mediante SKU, organización por categorías, administración de nombres internos y referencias de proveedores, así como validar la configuración de costos, indirectos, financiamiento y utilidad necesarios para la generación de cotizaciones comerciales.

Acuerdos principales

• Se acordó definir internamente una nomenclatura estándar para los códigos SKU antes de continuar con la carga masiva de productos.

• Se analizará la posibilidad de utilizar códigos cortos y consecutivos para facilitar la búsqueda y captura de artículos.

• Se mantendrá un nombre interno para los productos y, de manera independiente, se podrán registrar los nombres y códigos utilizados por cada proveedor.

• Los productos ya utilizados en operaciones deberán archivarse y no eliminarse para conservar la trazabilidad histórica.

• El cliente enviará la definición de los porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad para concluir la configuración del cálculo automático de cotizaciones.

• El equipo continuará realizando pruebas en CRM, órdenes de compra y ventas para validar el funcionamiento del sistema.

Desarrollo por temas

Configuración del cálculo de costos para cotizaciones

Al inicio de la sesión se retomó el avance de la configuración del cálculo automático de precios para los servicios y materiales.

Se revisó la forma en que el sistema aplicará:

• Costos directos.

• Costos indirectos.

• Financiamiento.

• Utilidad.

Durante la conversación se explicó que los porcentajes de indirectos podrán variar dependiendo de la categoría del producto, mientras que el porcentaje de financiamiento será común para determinados clientes con condiciones de crédito similares.

Consultoría solicitó que el cliente envíe por correo la definición final de estos porcentajes para concluir la parametrización del sistema.

Seguimiento a pruebas operativas

Se revisó el avance de las pruebas que debía realizar el equipo comercial.

Consultoría comentó que todavía existían pocos registros de oportunidades dentro del CRM y solicitó continuar realizando ejercicios de:

• Creación de oportunidades.

• Cotizaciones.

• Órdenes de compra.

• Validación de ventas.

El objetivo es detectar oportunamente cualquier ajuste antes de avanzar con nuevas configuraciones.

Administración del catálogo de productos

El cliente comentó que continúa con la carga masiva de productos y que aún no había podido realizar pruebas completas debido al tiempo dedicado a esta actividad.

Durante la conversación surgieron diversas dudas relacionadas con la identificación de artículos similares cuyos nombres cambian dependiendo del proveedor.

Como ejemplo se mencionó el caso de componentes eléctricos que distintos fabricantes nombran de manera diferente, aunque corresponden exactamente al mismo producto.

Para facilitar su identificación, el cliente comenzó a incorporar imágenes dentro de las fichas de producto con el propósito de que los usuarios puedan reconocer visualmente cada artículo durante la captura de información.

Archivado de productos

Consultoría explicó que cuando un producto deja de utilizarse no debe eliminarse del sistema.

En su lugar se recomendó archivarlo para evitar afectar:

• Cotizaciones históricas.

• Ventas registradas.

• Compras anteriores.

• Facturación.

• Reportes históricos.

Con esta práctica los productos dejan de aparecer en nuevas operaciones, pero permanecen disponibles para consultar el historial de movimientos.

Búsqueda y captura de productos

Uno de los principales temas de la sesión fue la dificultad para localizar productos durante la captura.

El cliente comentó que actualmente debe consultar simultáneamente:

• El archivo maestro de productos.

• El sistema anterior.

• Odoo.

Lo anterior incrementa considerablemente el tiempo necesario para registrar nuevos artículos.

Consultoría explicó el funcionamiento actual del buscador de Odoo y comentó que revisará con el equipo técnico la posibilidad de incorporar mejoras que faciliten la identificación de productos mientras se realiza la captura.

Generación automática de referencias

También se revisó el avance de una mejora relacionada con la generación automática de referencias o familias de productos.

Consultoría indicó que el desarrollo aún se encontraba en validación técnica y se comprometió a revisar su disponibilidad para confirmar si podrá incorporarse al proyecto.

Definición de la estrategia para los códigos SKU

La parte más extensa de la reunión estuvo dedicada a discutir la estructura de los códigos SKU.

Inicialmente se planteó utilizar una codificación basada en:

• Categoría principal.

• Subcategoría.

• Familia.

• Consecutivo automático.

Sin embargo, varios participantes manifestaron que una nomenclatura demasiado extensa dificultaría considerablemente las actividades diarias de:

• Compras.

• Ventas.

• Facturación.

• Cotizaciones.

Se propuso analizar internamente una estructura mucho más sencilla basada en códigos numéricos cortos (por ejemplo, seis dígitos) que permitan identificar rápidamente cualquier artículo sin necesidad de escribir largas cadenas de caracteres.

Consultoría aclaró que esta decisión corresponde a una política interna del cliente y que, una vez definida, podrá implementarse dentro del sistema.

Nombres internos y nombres de proveedor

Posteriormente se explicó una funcionalidad importante de Odoo relacionada con los nombres de los productos.

Se mostró que un mismo artículo puede tener:

• Un nombre interno utilizado por la empresa.

• Un código interno (SKU).

• Un nombre específico para cada proveedor.

• Un código distinto por proveedor.

Gracias a esta funcionalidad, las órdenes de compra pueden imprimirse utilizando exactamente el nombre que solicita cada proveedor, mientras que internamente la empresa conserva una nomenclatura única para facilitar la operación.

Asimismo, en las cotizaciones de venta es posible mostrar descripciones mucho más completas para los clientes sin afectar la identificación interna del producto.

Uso del SKU en las búsquedas

Finalmente se explicó que, una vez definido el código SKU, los usuarios podrán localizar cualquier producto simplemente escribiendo dicho código en:

• Cotizaciones.

• Órdenes de venta.

• Órdenes de compra.

• Formularios de productos.

Esto reducirá considerablemente los tiempos de captura y disminuirá la posibilidad de seleccionar artículos incorrectos durante la operación diaria.

Pendientes Consultoría

• Revisar técnicamente la funcionalidad para generación automática de referencias.

• Esperar la definición de los porcentajes de costos enviados por el cliente para concluir la parametrización.

• Continuar apoyando en las pruebas del módulo de Ventas y CRM.

• Dar seguimiento a la configuración definitiva del esquema de códigos SKU.

Pendientes Cliente

• Definir internamente la estructura oficial de los códigos SKU.

• Compartir los porcentajes de indirectos, financiamiento y utilidad.

• Continuar con la carga de productos e imágenes.

• Realizar pruebas de oportunidades, cotizaciones y órdenes de compra.

• Validar el funcionamiento del buscador utilizando la nueva estrategia de codificación.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en definir las bases para la administración del catálogo de productos dentro de Odoo. Se revisó la estrategia para la creación de códigos SKU, la diferencia entre nombres internos y nombres utilizados por los proveedores, así como la parametrización de costos para el cálculo automático de cotizaciones. Además, se acordó simplificar la nomenclatura de los productos para facilitar las operaciones de compras, ventas y facturación, y continuar con las pruebas funcionales antes de concluir la configuración definitiva del sistema.