Definir y validar la estructura contable que será implementada en Odoo, incluyendo el plan de cuentas, diarios contables, centros de costos (cuentas analíticas), clasificación de gastos y procesos de contabilización, con el fin de garantizar la generación automática de información financiera, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y el análisis de rentabilidad por proyecto.

DESCRIPCIÓN
1. Plan de cuentas

- Se validó que el catálogo de cuentas propuesto está alineado con la estructura utilizada actualmente y con el catálogo agrupador del SAT.

- Se acordó utilizar el plan de cuentas como base para toda la configuración contable en Odoo.

2. Diarios contables

- Se revisó el uso de diarios para diferentes operaciones: ventas, compras, bancos, nómina, depreciaciones y otras operaciones financieras.

- Los diarios permitirán generar reportes y filtros específicos por tipo de operación.

3. Centros de costos y cuentas analíticas

- Se explicó que las cuentas analíticas en Odoo funcionan como centros de costos.

- El objetivo es identificar ingresos, gastos y rentabilidad por proyecto.

- Se analizaron ejemplos de proyectos como Magnum y Tetrapac.

- También se planteó la posibilidad de analizar información por regiones, estados y proyectos.

4. Flujo operativo y contable

- Desde CRM y prospección se puede crear el proyecto (cuenta analítica).

- El proyecto se arrastra automáticamente a cotizaciones, ventas, facturas, compras y reportes.

- Cada operación genera automáticamente una póliza contable.

- Esto permite que la contabilidad se alimente de la operación sin recapturas manuales.

5. Reclasificaciones

- Es posible reclasificar cuentas contables mientras el periodo permanezca abierto.

- También es posible reclasificar cuentas analíticas incluso después de que la factura haya sido timbrada, mediante permisos específicos.

6. Nómina y centros de costos

- Los empleados pueden asociarse a proyectos desde sus contratos.

- Los costos de nómina pueden prorratearse entre distintos proyectos.

- Los cambios de asignación pueden realizarse conforme cambie la participación de los empleados.

7. Reportes y contabilidad electrónica

- Se revisaron la balanza de comprobación, auxiliares, estado de resultados y balance general.

- Odoo permite generar el XML requerido para la contabilidad electrónica del SAT.

- Se destacó la importancia de validar la información antes de enviarla.

8. Migración de información histórica

- Se acordó cargar saldos iniciales y balanzas mensuales históricas.

- Los centros de costos solo estarán disponibles para la información que se identifique y clasifique adecuadamente.

- Se analizará la conveniencia de incorporar centros de costos a operaciones históricas mediante cargas masivas en Excel.

9. Gestión de facturas y XML

- Se revisó el proceso para cargar XML de proveedores.

- El sistema puede validar información fiscal y clasificar gastos.

- Se planteó realizar conciliaciones entre XML descargados del SAT y documentos capturados en el sistema.

10. Clasificación automática de gastos

- Se explicó que los productos y servicios pueden asociarse a cuentas contables específicas.

- Esto permitirá clasificar automáticamente gastos según el concepto facturado.

- También será posible dividir una misma factura entre varios proyectos o centros de costos.

11. Rentabilidad por proyecto

- Los reportes analíticos permiten visualizar ingresos, gastos, margen y utilidad por proyecto.

- La información puede analizarse desde cuentas analíticas o directamente desde el módulo de proyectos.

12. Acuerdos y tareas pendientes

- Enviar el catálogo de cuentas actual para preparar la carga en Odoo.

- Realizar pruebas de carga de catálogo y saldos iniciales.

- Compartir ejemplos de facturas emitidas para validar formatos de timbrado.

- Preparar la descarga masiva de XML del SAT para futuras pruebas.

- Elaborar un inventario de activos fijos para configurar depreciaciones automáticas.

- Continuar definiendo la estructura de centros de costos y proyectos.