Objetivo

Revisar el avance del levantamiento de procesos en Odoo, definir la estrategia para la creación de KPIs y tableros de control, analizar la viabilidad de incorporar información histórica al sistema y establecer las siguientes etapas de configuración para CRM, ventas, proyectos y compras, asegurando que la información registrada permita generar reportes alineados a los objetivos del negocio.

Acuerdos principales

• Se confirmó que aproximadamente el 80% de los procesos operativos ya se encuentran documentados y mapeados para su configuración en Odoo.

• Se acordó comenzar la validación de los procesos directamente dentro de Odoo utilizando ejemplos y proyectos históricos de la empresa.

• Se identificó la necesidad de definir KPIs y objetivos de negocio para construir reportes y tableros de control alineados a la operación de la empresa.

• Se acordó que el cliente documentará los indicadores que desea medir y las fórmulas necesarias para su cálculo.

• Se revisó la posibilidad de cargar información histórica para generar comparativos y reportes, evaluando el impacto operativo que dicha información podría generar dentro del sistema.

• Se definió continuar con la capacitación y configuración progresiva de CRM, ventas, listas de materiales, proyectos y compras.

KPIs y tableros de control

• Se revisó la necesidad de establecer métricas que permitan evaluar el desempeño comercial y operativo de la empresa.

• Se planteó la medición de cuotas de venta mensuales, bimestrales y anuales.

• Se identificó el interés de analizar ventas por zona, vendedor, cliente, producto y unidad de negocio.

• Se explicó que Odoo puede generar reportes, gráficos y comparativos siempre que la información requerida se encuentre correctamente registrada.

• Se acordó definir formalmente los indicadores estratégicos que la organización desea monitorear para configurar los tableros correspondientes.

Información histórica y reportes

• Se revisó la posibilidad de cargar ventas, cotizaciones y facturación histórica para contar con una base de comparación inicial.

• Se explicó que la carga de información histórica puede generar procesos adicionales dentro de Odoo, como proyectos, tareas, compras o movimientos relacionados, dependiendo de la forma en que se registre la información.

• Se propuso utilizar registros simplificados para representar ventas históricas sin detonar procesos operativos que ya ocurrieron fuera del sistema.

• Se acordó analizar qué información histórica resulta realmente necesaria para los reportes y comparativos que requiere la dirección.

• Se confirmó que cualquier carga histórica deberá considerar también su impacto contable y financiero dentro de Odoo.

CRM, ventas y listas de materiales

• Se definió continuar con la capacitación del área comercial para el registro de oportunidades, cotizaciones y ventas.

• Se identificó como pendiente la configuración y explicación del manejo de listas de materiales necesarias para la generación completa de cotizaciones.

• Se acordó que una vez concluida esta etapa se avanzará hacia la gestión de proyectos y tareas derivadas de las ventas.

Compras y proyectos

• Se estableció que la capacitación de compras continuará una vez que se complete la definición del flujo comercial.

• Se revisó la relación existente entre ventas, proyectos, tareas y órdenes de compra dentro del flujo integral de Odoo.

• Se acordó trabajar posteriormente en la administración completa de proyectos, considerada como una de las etapas más complejas de la implementación.

Altas de clientes y proveedores

• Se informó que continúa el desarrollo y validación del flujo personalizado para el alta de clientes y proveedores.

• Se acordó presentar el proceso completo para validar la creación, bloqueo y control de registros antes de su liberación definitiva.

Pendientes

Consultoría

• Revisar la estrategia de carga de información histórica.

• Presentar propuesta para la configuración de KPIs y tableros de control.

• Capacitar al equipo comercial en CRM, cotizaciones y ventas.

• Explicar la configuración de listas de materiales.

• Presentar el flujo personalizado de alta de clientes y proveedores.

• Continuar con la definición del flujo de proyectos y compras.

Cliente

• Proporcionar ejemplos de proyectos históricos para pruebas.

• Definir KPIs estratégicos y fórmulas de cálculo.

• Determinar qué información histórica será cargada al sistema.

• Validar el alcance de los reportes requeridos.

• Compartir ejemplos de órdenes de compra para futuras configuraciones.

• Revisar internamente el tratamiento de la información histórica y sus implicaciones operativas.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en preparar la siguiente fase de implementación, centrada en la explotación de información para indicadores y reportes, así como en la definición del tratamiento de datos históricos. Adicionalmente, se estableció el plan de trabajo para avanzar en CRM, ventas, listas de materiales, compras y proyectos, asegurando que la información registrada permita generar análisis y métricas alineadas a los objetivos del negocio.