Objetivo:

Revisar y definir el flujo operativo de compras, reabastecimiento y aprobación de precios dentro de Odoo, estableciendo las reglas de negocio para la operación bajo demanda, la generación automática de órdenes de compra, la validación de costos actualizados y los criterios de autorización según las necesidades de cada empresa del grupo.

Acuerdos principales

• Se acordó que la operación principal trabajará bajo un esquema de reabastecimiento sobre pedido, evitando mantener inventario cuando no sea necesario.

• Se definió que los productos podrán utilizar tanto inventario como reabastecimiento, dependiendo de la necesidad de cada venta.

• Para la empresa Mercantil se analizará un flujo de aprobación cuando el precio de referencia tenga más de dos meses sin actualizarse.

• Para Colchain se confirmó que las compras urgentes continuarán registrándose mediante comprobaciones de gastos, sin pasar por el flujo de órdenes de compra.

• Consultoría revisará la viabilidad técnica del flujo de aprobación propuesto antes de definir la solución definitiva.

• Una vez restablecida la base de pruebas, el cliente continuará realizando ejercicios con órdenes de compra y reabastecimientos.

Desarrollo por temas

Estrategia de abastecimiento bajo demanda

Se revisó la forma en que actualmente opera la empresa respecto al inventario de productos.

El cliente explicó que la mayor parte de las ventas se realiza bajo demanda, evitando mantener inventario disponible para no inmovilizar capital. Debido a ello, se analizó el uso del reabastecimiento sobre pedido como mecanismo principal para generar automáticamente las órdenes de compra cuando se confirme una venta. También se comentó que, conforme evolucione la operación, algunos productos podrán mantenerse en existencia sin modificar el resto del flujo operativo.

Configuración del flujo de reabastecimiento

Consultoría explicó que el comportamiento puede definirse tanto a nivel del producto como desde la orden de venta.

Se revisaron los escenarios donde un mismo producto puede venderse desde inventario o comprarse específicamente para atender un pedido del cliente. La decisión dependerá de la disponibilidad del artículo y de las necesidades de cada operación comercial.

Validación de precios de compra

Uno de los principales temas de la reunión fue la necesidad de validar que los precios utilizados para cotizar se encuentren actualizados.

El cliente propuso que, cuando un producto tenga más de dos meses sin haberse comprado, el sistema solicite una revisión del precio antes de permitir continuar con la cotización. El objetivo es evitar utilizar costos desactualizados que puedan afectar la rentabilidad de la venta.

Durante la conversación se analizaron distintas alternativas para que el área de Compras confirme el precio vigente antes de liberar la cotización al cliente.

Flujo de aprobación y escalamiento

Se revisó el comportamiento esperado cuando una solicitud de validación permanezca pendiente.

El cliente explicó que la aprobación deberá ser responsabilidad del área de Compras; sin embargo, si después de un periodo determinado (por ejemplo, 48 horas) no existe respuesta, el sistema debería escalar la notificación al siguiente nivel jerárquico para dar seguimiento al proceso y evitar retrasos en las ventas. También se comentó que determinados usuarios autorizados podrán intervenir para liberar la aprobación cuando sea necesario.

Diferencias entre empresas del grupo

Se analizaron las diferencias operativas entre las empresas del grupo.

Para Mercantil, las compras seguirán un flujo formal mediante órdenes de compra y validaciones previas.

En cambio, para Colchain, muchas adquisiciones corresponden a compras urgentes realizadas directamente en campo, las cuales se registran como comprobaciones de gastos. Debido a ello, estas operaciones no requerirán pasar por el proceso de aprobación de compras analizado para Mercantil.

Registro de gastos y conciliación

Consultoría explicó la diferencia entre registrar una orden de compra y registrar directamente un gasto.

Se comentó que cuando una compra genera movimiento de inventario deberá utilizarse una orden de compra; en cambio, cuando únicamente se trate de un gasto operativo, éste podrá registrarse directamente mediante una factura de proveedor.

También se revisó el proceso para importar XML, realizar conciliaciones y validar que todas las facturas emitidas por los proveedores queden registradas correctamente en Odoo.

Seguimiento de la implementación

Al cierre de la reunión se informó que aún existían inconvenientes para acceder a la nueva base de pruebas.

Consultoría comentó que, una vez restablecido el acceso, se notificará al cliente para continuar con las pruebas del flujo de compras, órdenes de compra y reabastecimientos, así como con la validación de la configuración realizada hasta el momento.

Pendientes Consultoría

• Revisar la viabilidad técnica del flujo de aprobación propuesto para validar precios desactualizados.

• Definir la lógica de notificaciones y escalamiento de aprobaciones.

• Presentar al cliente una propuesta funcional para el proceso de aprobación.

• Informar cuando la base de pruebas esté disponible nuevamente.

• Dar seguimiento a la configuración del flujo de reabastecimiento.

Pendientes Cliente

• Continuar realizando pruebas con órdenes de compra una vez disponible la base.

• Validar internamente los tiempos de aprobación que utilizará el área de Compras.

• Confirmar los usuarios responsables de aprobar y escalar las validaciones de precios.

• Continuar documentando los distintos escenarios operativos de Mercantil y Colchain para asegurar que el flujo cubra todas las necesidades del negocio.

Conclusión

La sesión estuvo enfocada en definir el flujo de compras y abastecimiento que utilizará la organización, diferenciando la operación de Mercantil y Colchain. Se revisó el funcionamiento del reabastecimiento sobre pedido, la gestión de compras bajo demanda y la necesidad de incorporar controles para validar precios antes de generar cotizaciones cuando la información de costos no se encuentre actualizada. Además, se establecieron los siguientes pasos para continuar con las pruebas una vez restablecida la base de implementación.

Requerimientos identificados para análisis

Durante la sesión sí se identificaron requerimientos que deberán analizarse por el equipo de consultoría y desarrollo:

1. Validación automática de precios desactualizados.

   • Detectar cuando un producto tenga más de un periodo definido (ejemplo: dos meses) sin registrarse una compra.

   • Generar una alerta antes de permitir continuar con la cotización.

2. Flujo de aprobación de Compras.

   • Solicitar la validación del área de Compras para confirmar que el precio de referencia continúa vigente antes de liberar la cotización al cliente.

3. Escalamiento automático de aprobaciones.

   • Si la aprobación permanece pendiente durante el tiempo definido por el negocio (por ejemplo, 48 horas), generar una notificación automática al siguiente nivel jerárquico para dar seguimiento al proceso.

4. Autorización excepcional de usuarios administrativos.

   • Analizar la posibilidad de que usuarios autorizados puedan liberar una aprobación cuando el responsable principal no se encuentre disponible, evitando detener la operación comercial.